合同管理辦法
2016-10-18 17:30:19
一、合同管理總則
1、目的和依據
為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》和有關政府部門規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本制度。
2、適用范圍
本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等。
3、合同管理原則
合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監(jiān)督，及時調處，維護企業(yè)合法權益的原則。
簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關政策。
4、保守商業(yè)秘密
管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業(yè)秘密。
二、合同管理職責
1、合同管理部門的主要合同管理職責
1)、認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關條例，依法保護本企業(yè)的合法權益。
2)、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。
3)、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。
4)、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。
5)、做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。
6)、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。
7)、宣傳合同法和有關法規(guī)，培訓合同管理人員和業(yè)務人員。
8)、依法處理本公司的合同糾紛。
9)、制止公司或個人利用合同進行違法活動。
10)、按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領導匯報。
2、業(yè)務部門的主要職責
1)、依法簽訂、變更、解除本部門的合同。
2)、嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關方面會審。
3)、對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。
4)、在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向法務部通報。
5)、本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。
6)、協(xié)助法務部對合同糾紛的處理。
3、財務部門的主要職責
1)、加強與供銷等有關部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應收應付情況。
2)、做好與合同有關的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
3)、配合法務部做好合同管理工作。
三、合同審簽管理
1、公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2、嚴禁將合同業(yè)務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。
3、除及時清結者外，合同應當采用書面形式;
?4、所有合同都應按順序統(tǒng)一編號。
5、合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。
6、訂立合同，必須完備合同條款。
7、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。
8、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。
9、簽訂合同，應當加蓋單位的公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
四、合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1)、法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
2)、在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
4)、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。
5)、凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。
2、合同的變更和解除
1)、對方當事人作為接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)出成果文件。
2)、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。
3)、發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向上級報告。
4)、我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。
五、合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
1)、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。
2)、發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。
3)、合同承辦部門、人員應配合好公司法務部參加仲裁或訴訟。
4)、合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
5)、合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。
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2013年9月25日
